agilizar procesos decisiones

Una oportunidad para soltar lastre burocrático

“Burocracia es el arte de convertir lo fácil en difícil por medio de lo inútil”

Carlos Castillo Peraza

Un interesante artículo de Andrew Hill para el Financial Times “Radicalism vs risk in the battle against corporate bureaucracy”, que hace referencia distintos trabajos y al nuevo libro de Gary Hamel “Humanocracy”, reflexiona sobre la oportunidad que supone la crisis actual para eliminar burocracia y agilizar los procesos y la toma de decisiones en organizaciones e instituciones.

“La típica organización de mediana y gran escala infrautiliza a los empleados, impone una conformidad aburrida y desalienta el espíritu empresarial; divide a las personas en roles estrechos, obstaculiza el crecimiento personal y trata a los seres humanos como meros recursos”, puede leerse en el nuevo libro de Hamel.

Acabar con los silos, que se han ido construyendo y robusteciendo durante los años, es uno de los retos de los planes de transformación de las organizaciones.

Los silos, son generadores de burocracia y representan la más clara manifestación del statu quo, pues implican: independencia (que no autonomía), individualismo, coste (por la falta de sinergias), mala experiencia en los clientes (por la falta de su visión integral), inconsistencia en la gestión y por supuesto, dinamita el trabajo en equipo.

Como dice el FT, Hamel ha sugerido durante mucho tiempo, que lo grande solo resulta valioso cuando las grandes empresas logran descentralizarse y organizarse en unidades más pequeñas cuyos miembros tienen el poder de tomar decisiones con agilidad.

No hay duda que los profesionales con más responsabilidad están más felices y, por lo tanto, más comprometido.

Para facilitar el aligeramiento de este lastre y ayudar a los ejecutivos en su labor, Hamel y Zanini (coautor de Humanocrazy) han diseñado un cuestionario (Índice Masa Burocrática), que platea cuestiones como:

  • ¿Cuántos niveles existen en la organización entre los empleados del front y el CEO o Director General?
  • ¿Cuánto tiempo gasta en tareas burocráticas (p.e. preparando reportes, preparando reuniones, interactuando con el staff, gestionando email, etc.)?
  • ¿Cuánto frena la burocracia la toma de decisiones en la organización?
  • ¿Dentro de tu entorno de trabajo, que autonomía tienes para establecer objetivos y prioridades?

 

La nuevas tecnologías permiten la hiperautomatización de tareas y procesos y, por lo tanto, una drástica reducción de la burocracia, pero es evidente y se demuestra cada día, que sin una intención clara por parte del equipo directivo de la compañía de combatir el satus quo y transformar la organización, la burocracia seguirá con su reinado sin interferencias.

En mi post “Good bye stastusquo” del pasado 13-4, comentaba como los líderes inteligentes aprovecharán esta crisis para evolucionar sus modelos de gestión y reducir al mínimo las tareas innecesarias. Como expresó Laurence Peter (coautor del Principio de Peter) “La burocracia defiende el statu quo mucho más allá del momento en que el quo ha perdido su statu”

El desafío es importante, pues como podemos leer en Humanocracy “el combustible que alimenta el crecimiento de la burocracia, es la búsqueda del poder personal” y son precisamente muchos de estos ejecutivos que alimentan a la “bestia”, los que tienen que tomar estas decisiones de cambio que en muchas ocasiones implican renunciar a parte de su status.

Hoy todas las organizaciones (públicas / privadas, grandes / pequeñas) tienen un plan de transformación (no todas una estrategia de transformación) y uno de sus retos tendría que ser “burocracia cero”, que como objetivo tendrá que sustituir al “paperless” tan perseguido (y no conseguido) por la gran mayoría de las empresas.

Un dato importante es que con la digitalización acabaremos con él, pero seguirá la burocracia si no tenemos una estrategia concreta para eliminarla. Un ejemplo claro son los emails.

Por ello, como venimos defendiendo, una característica fundamental de los líderes de esta nueva era, es la valentía, expresada en una doble dimensión, por un lado para cambiar la estrategia y las formas de gestionar, y por otro, para ejecutarlas con compromiso y rigor, adoptando las medidas que sean precisas aunque no siempre sean agradables.

8 Comments
  • Luis Mateos Keim | #SoyOsmotic
    Posted at 06:37h, 10 diciembre Responder

    muy interesante. lo que me acaba de surgir como analogía.

    ¿Y si la burocracia fuera como «eso que mantiene a las células juntas» y que desaparece con la muerte?¿Y si fuera la vida de las empresas tal y como las conocemos?

    Suena a que es lo que, paradogicamente, en los seres vivos es la vida.

    En el momento que está se acaba la burocracia los átomos del organismo empresarial se desvinculan entre sí y comienzan a hacerse autónomos y reciclarse en otra cosa y a convertirse en ladrillos de ideas futuras que pueden seguir trabajando juntos si comparten objetivos y estrategia o hacer otras cosas.

    Para mí la clave, antes de eliminar burocracia debería ser impregnar de estrategia común a los elementos que queramos mantener unidos sin ella.

    • Adolfo Ramirez
      Posted at 17:23h, 10 diciembre Responder

      Luis interesante reflexión, pero yo seria tan condescendiente, lo que son necesarios son los procesos (limpios) no la grasa de la burocracia que es un claro aliado del lado oscuro … ya sabes el statu quo.

  • Fátima Álvarez
    Posted at 09:14h, 10 diciembre Responder

    La rigidez de la burocracia que señalas en la empresa, Adolfo, es extrapolable a otras organizaciones, también en el ámbito educativo. Una maquinaria pesada de mover, que estriba el control, desvía el foco de atención de lo importante a lo trivial y pone permanentes trabas para evolucionar. ¿Qué pasaría si se reduce la burocracia? ¿Qué pasaría si los empleados tuvieran tiempo para pensar? ¿Tememos que piensen? ¿Se atreven a pensar? ¿El sueño de la razón produce monstruos?…

    • Adolfo Ramirez
      Posted at 17:25h, 10 diciembre Responder

      Fátima gracias por participar en el blog.
      Tiempo para pensar, solo con ese objetivo ya merece la pena un movimiento antiburocracia.

  • Fernando Gómez de Calatrava
    Posted at 12:01h, 10 diciembre Responder

    Interesante reflexión la de Luis.
    Evidentemente la eliminación/reducción de la «burocracia» no tiene por que implicar una descentralización incontrolada.
    Existen (no todas por supuesto) multinacionales (las que yo conozco son del sector TIC) que juegan periódicamente (a modo de péndulo) con la centralización y descentralización de la toma de decisiones entre los HQ y el país/región correspondiente. Sin embargo esto no supone que los procesos no sean iguales en todo el mundo ni que no se permita gestionar las «excepciones» dentro de cada región de acuerdo a sus características y particularidades.
    El concepto «lean» debe estar presente constantemente en quienes definen y transforman los procesos, pero la «autonomía» que en principio suena buen a la hora de agilizar las decisiones no puede suponer en ningún caso procesos «ad hoc» para quienes toman las decisiones. Sería una organización incontrolable.

    • Adolfo Ramirez
      Posted at 17:29h, 10 diciembre Responder

      Sin duda Lean es un buen método para mitigar tareas sin aportación de valor. Me gusta la cita de Carlos Castillo «Burocracia es el arte de convertir lo fácil en difícil por medio de lo inútil».

  • Miguel Álvarez
    Posted at 12:58h, 10 diciembre Responder

    El otro día leía un post sobre las explicaciones de por qué Microsoft y su suite han barrido a Slack como solución empresarial… supieron leer muy bien esta #Humanocracia, que antes o después pasará a ser #nexocracia.
    Pero conviene que no olvidemos que no dejamos de ser muy parecidos a los romanos de hace 2.000 años. El sistema operativo es idéntico y lo que se ansía por encima de todo es el poder. La pregunta es, ¿cómo hacer atractivo un rol en el que se pierde poder sobre las personas? ¿O acaso el poder no desaparece y sólo se transforma?

    • Adolfo Ramirez
      Posted at 17:30h, 10 diciembre Responder

      Miguel gracias por participar en el blog.
      Tenemos que conseguir que la influencia provenga de la inteligencia y el esfuerzo en lugar del lio y la mediocridad.

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