“Burocracia es el arte de convertir lo fácil en difícil por medio de lo inútil”
Carlos Castillo Peraza
Inmersos de lleno en una época de transformación digital, donde cabría esperar que las organizaciones operaran con mayor eficiencia y agilidad, nos encontramos, en muchas ocasiones, con otra realidad, en la que muchas empresas siguen atrapadas en la maraña de la administración, burocracia y lentitud en la toma de decisiones, que, aunque en muchos casos ya no se manifiesta en montañas de papel, sigue siendo igual de dañina.
Digitalizar no es sinónimo de simplificar, los especialistas en dar vueltas a los papeles ahora hacen lo mismo con los dígitos. Clic para tuitear
Digitalización vs. Transformación Digital
La digitalización implica convertir información analógica en digital, pero no necesariamente cambia la forma en que se realizan los procesos.
La transformación digital, por otro lado, implica repensar estos procesos para aprovechar plenamente las capacidades digitales. Sin una verdadera transformación, las organizaciones corren el riesgo de replicar las ineficiencias existentes en un nuevo formato, con lo que ello conlleva de coste, expectativas no cumplidas y refuerzo (ahora digital) del statu quo.
Cambio de mentalidad
Creo que no hay ninguna duda que evitar la burocracia digital no es un asunto de tecnología, sino de actitud.
Un cambio de mentalidad que implica reconocer que la eficacia tecnológica depende no solo de las herramientas en sí, sino de cómo se integran y utilizan en los procesos de la organización.
Impulsando una cultura de innovación donde la experimentación, la flexibilidad y la adaptabilidad son fundamentales. Sin estas premisas las posibilidades de aprovechar la oportunidad digital disminuyen sustancialmente.
Un marco en el que la colaboración y la comunicación efectiva se vuelven esenciales, al permitir identificar y abordar las ineficiencias, rompiendo con los silos que a menudo generan esa burocracia.
Automatización vs. Humanización
Mientras que la automatización puede mejorar la eficiencia, es crucial entender y rediseñar los procesos para que agreguen valor y no solo conviertan tareas físicas en digitales.
Esto implica entender las necesidades del usuario final y humanizar los procesos digitales para que sean más intuitivos y centrados en el usuario.
Sin duda, la mejor práctica es pensar en la ejecución del proceso desde su fase de rediseño. Se trata de visualizar, incluso hacer simulaciones, de como lo van a desarrollar las personas (empleados, clientes, proveedores, …).
Por lo tanto, las organizaciones deben evolucionar su cultura, fomentando la innovación y la agilidad en lugar de simplemente digitalizar la burocracia existente.
El desafío de los datos
Uno de los mayores desafíos en la era digital es gestionar de manera efectiva el volumen masivo de datos generados. La calidad, la precisión y la relevancia de los datos son críticas.
Sin una gestión adecuada, los datos pueden convertirse en una nueva forma de «papeleo digital», aumentando la complejidad y reduciendo la eficiencia.
En muchos casos, la burocracia digital surge de sistemas aislados y no integrados, que dificultan el flujo y el análisis de datos. La integración efectiva de sistemas es clave para garantizar que la información se pueda compartir y utilizar de manera efectiva.
Es evidente que la recopilación de datos no es suficiente; la capacidad de analizar y extraer información significativa de los datos es crucial. Las organizaciones enfrentan por un lado, al desafío de utilizar herramientas de análisis de datos para informar la toma de decisiones y mejorar los procesos y por otro, a la capacitación y el desarrollo profesional de sus equipos para equipar a los empleados con las competencias necesarias para navegar en el nuevo contexto.
Riesgos de la Digitalización Inadecuada
La digitalización mal planificada puede llevar a nuevos tipos de cuellos de botella, como sistemas incompatibles, interfaces de usuario confusas y falta de integración entre diferentes plataformas digitales. Esto puede resultar en un aumento de la «burocracia digital», donde los problemas de los sistemas analógicos simplemente se trasladan al espacio digital.
Competencias digitales y gestión del cambio
La combinación de la adquisición de habilidades técnicas, la capacidad de aprendizaje continuo y la adaptabilidad a los cambios se ha convertido en tres elementos fundamentales para navegar con éxito en el mundo digital actual.
Hoy no es suficiente con simplemente adquirir las capacidades necesarias para operar los distintos sistemas y plataformas, hoy es imprescindible adoptar una mentalidad de aprendizaje continuo y apertura a los cambios y oportunidades del potencial digital.
En resumen, la burocracia digital refleja el desafío de garantizar que la digitalización no sea solo una transcripción de procesos existentes al mundo digital, sino una oportunidad para repensar y mejorar estos procesos, haciéndolos más eficientes, centrados en el cliente y usuario y adaptativos a las necesidades cambiantes.
Por lo tanto, ¡menos administración y más acción!
Adolfo, Interesante reflexión, como siempre.
Déjame añadir una idea que se me ha generado al ver la imagen de los dos círculos. Que importante es, una vez más, la COMUNICACIÓN. A mayor comunicación entre los generadores de datos de cada círculo, los círculos de acercarán, el espacio común crecerá, el lado inútil desaparecerá y los datos necesarios faltantes, serán cada vez menos. En consecuencia la burocracia – trabajo inútil – disminuirá.
Buena reflexión Félix.
Gracias.