“La información no es conocimiento”.
Albert Einstein
Un interesante artículo de LK Klein, Emily Earl y Dorian Cundick, “Reducing Information Overload in Your Organization” publicado en Harvard Business Review incide sobre la necesidad de gestionar con inteligencia la información en las organizaciones. Hoy, tanto a nivel personal como empresarial, tenemos acceso a una sobrecarga de información abrumadora, y su gestión y entendimiento se ha convertido en uno de los grandes retos del siglo XXI.
En citado artículo, sus autores desgranan algunas ideas muy interesantes que nos pueden ayudar en este desafio.
A pesar de los esfuerzos de la empresa por actualizar sus flujos de información con nuevas y sofisticadas plataformas de mensajería y colaboración. Los grandes volúmenes de información son cada vez más la norma para la mayoría de los empleados y su impacto en costes. Tanto desde el punto de vista de eficiencia como de productividad empiezan a ser un dolor de cabeza para los directivos.
Si pensamos en un día normal para un empleado promedio: Empiezan con una bandeja de entrada que ya está repleta de conversaciones entrecruzadas con colegas, noticias internas en cascada a través de grandes distribuciones, invitaciones a reuniones de todo tipo, solicitudes de proveedores externos, intentos de suplantación de identidad de malos actores y algunos mensajes extraviados de su entremezclada vida personal.
El avance del spam interno parece imparable y los períodos de concentración y productividad se ven frustrados por las continuas interrupciones y se pierde mucho tiempo buscando información relevante en las distintas plataformas.
La carga de información
La carga de información la definen como un conjunto de información que es:
- Duplicativa: Los empleados y directivos reciben varias comunicaciones sobre el mismo tema o temas similares al mismo tiempo.
- Irrelevante: Comunicaciones de la empresa que se recibe y no está relacionadas con sus responsabilidades.
- Esfuerzo intensivo: Trabajo en identificar lo esencial.
- Inconsistente: Comunicaciones que suelen ser inconsistentes o conflictivas internamente.
Según distintos estudios, de manera conservadora, un empleado pierde entre 3 y 4 horas a la semana lidiando con la carga de la información.
Parece evidente que los directivos deberían considerar esto como inaceptable, especialmente porque son ellos los más afectados por esta situación.
La dirección corre el mayor riesgo de la “sobrecargada”
Las situaciones laborales complejas, como las que presentan altos niveles de cambio o el trabajo híbrido, hacen que los empleados corran un mayor riesgo de enfrentarse a la carga de la información. Pero hay un grupo de empleados que destaca: la dirección ejecutiva.
La incapacidad de hacerse con el control de la información en su organización afecta a la esencia de su capacidad de establecer y cumplir la estrategia. El enfoque actual de gestión de la información hace que muchos directivos no se alineen con la estrategia, eviten cambios empresariales críticos y tomen decisiones desacertadas.
¿Cómo resolver el problema de la sobrecarga de información?
Los autores del artículo identifican dos medidas que los directivos pueden tomar para aliviar el “sufrimiento” al que se enfrentan todas las funciones de la organización:
- Crear una cultura de baja carga
Las normas de comunicación tácitas prevalecen en el lugar de trabajo actual, lo que hace que los empleados no estén seguros de lo que es una buena práctica. Establecemos nuestros propios hábitos de comunicación tanto en nuestra vida personal como profesional. Estas preferencias entre el correo electrónico, el mensaje de texto, las llamadas y las aplicaciones van con nosotros.
Por ejemplo, los empleados que se encuentran colaborando con un nuevo equipo llegan sin saber si es un protocolo charlar con los líderes a través de videoconferencias, durante el horario de oficina o solo por correo electrónico.
Sin un entendimiento mutuo sobre cómo se debe compartir la información en la organización, los empleados toleran la sobrecarga y se sienten incapaces de sacar a la luz la disfunción, por lo que el ciclo de carga continúa.
Hasta cierto punto, permitir que reinen las preferencias personales ha permitido la disfunción sistémica.
En cambio, las organizaciones deberían establecer reglas claras sobre la forma en que fluye la información.
- Reforzar la responsabilidad desde arriba
La frase “beber de una manguera contra incendios” es conocida, pero realmente deberíamos hablar más sobre quién sostiene la manguera.
En el caso de la carga de información, el agua viene de todas partes. Informes de seguimiento proyectos o de productividad, cambios de personal, nuevas normas, previsiones de ventas o las relacionadas con la actividad diaria, y todo ello aderezado con la mala praxis del “c/c” a media empresa (por si acaso).
Parte del desafío de entender de dónde viene la carga es la falta de visibilidad: cada “silo” se centra exclusivamente en sus propias páginas, aplicaciones o micrositios.
La gestión eficaz de la información es continua, engorrosa y requiere el compromiso de todos los involucrados.
En general, los sistemas de relación o comunicación entre los profesionales y funciones de la empresa son informales y se han ido generando en función del crecimiento de la misma y de los distintos perfiles que las han ido dirigiendo en el tiempo.
Por ello, es habitual encontrarse con modelos sobrecargados, pues lo habitual es ir incrementando la información, siendo excepcionales las ocasiones en las que se realiza un ejercicio de racionalización.
Precisamente, este debería ser el camino a seguir. Realizar ejercicios sistemáticos de racionalización (p.e. una vez al año), a partir de unas normas sencillas que fomenten la eficiencia en las relaciones internas.
¿Qué opináis sobre esta sobrecarga de información? ¿Os animáis a compartir alguna buena práctica?
Es un mal tan frecuente y de tal dimensión que si las compañías calculasen el coste de ese exceso de información, estoy seguro que la pararían de inmediato. Son horas y horas dedicadas al año a leer cosas muchas veces intrascendentes o triviales que se podrían solucionar con una llamada por no hablar del c/c maldito, del por si acaso yo me cubro con poner en copia a quien sea Etc. buen puesto el dedo en la llaga del exceso de información Adolfo.
Manuel, gracias por participar en el blog.
Como bien dices horas y horas desperdiciadas en la gestión de información inútil, lo peor es que es algo conocido y sin embargo se adoptan muy pocas medidas para solucionarlo.
Más allá de la cultura del loop con email’s repletos de destinatarios y C/C que hay en muchas organizaciones, a menudo de calado multinacional y llenas de pequeños reinos … estamos en una sociedad ya acostumbrada al exceso de información, y el problema en si no es la información, sino como la compartimos. Tendríamos que ser capaces de bajarla de forma estratificada, ampliando paso a paso la cantidad que compartes por niveles y que sea el mismo usuario el que decida cuanto tiene que descender en ese detalle. Es mejor entender deprisa que desconectar lentamente, que es lo que acostumbra a suceder cuando no somos capaces de racionalizar todo aquello que recibimos y que al final tarde o temprano das por “imposible. Gracias Adolfo, son realidades y grandes asuntos lo que compartes.